처분문서란 증명하고자 하는 법률적 행위가 그 문서 자체에 의해 이루어진 경우의 문서를 말하고, 행정처분서, 각서, 차용증, 계약서 등이 이에 해당한다.
처분문서에 반대되는 개념으로 보고문서가 있는데 이는 문서 작성자가 보고 듣고 느끼고 판단한 바를 기재한 문서로 예를 들어 상업장부, 일기장, 편지, 진술서 등이다.
처분문서와 보고문서를 이렇게 구별하는 이유는 처분문서는 민사 증거법상 특별한 취급을 받기 때문이다.
대법원 판례에 의하면 '처분문서는 그 진정성립이 인정되면 특별한 사정이 없는 한 그 처분문서에 기재된 문언의 내용에 따라 당사자의 의사표시가 있었던 것으로 객관적으로 해석하여야 한다.
그러나 당사자 사이에 계약의 해석을 둘러싸고 이견이 있어 처분문서에 나타난 당사자의 의사해석이 문제되는 경우에는 문언의 내용, 그와 같은 약정이 이루어진 동기와 경위, 약정에 의하여 달성하려는 목적, 당사자의 진정한 의사 등을 종합적으로 고찰하여 논리와 경험칙에 따라 합리적으로 해석하여야 한다'라고 하고 있다.
즉 각서, 차용증, 계약서 등의 처분문서의 경우에는 일단 그 문서에 서명이나 날인 등이 있었음이 입증된 경우에는 그 문서에 기재된 대로 법률적 행위가 있었던 것으로 해석되고 그 문서의 기재내용과 다른 사실의 인정은 예외적으로 특별한 사정이 있었음을 입증하여야 한다.
그러므로 각서, 차용증, 계약서 등의 처분문서에 서명이나 날인을 할 경우에는 그 기재된 문언의 내용대로 사실인정이 되기 쉬우므로 그 기재 문언을 면밀히 검토하고 서명 또는 날인을 하여야 한다.
